Epost är praktiskt, men också gränslöst i den meningen att vem som helst kan mejla vem som helst om vad som helst. Det orsakar en hel del utmaningar, och jag har funderat mycket över hur man ska kunna närma sig dem. Låt oss se på ett par typfall.
1. “En person som du aldrig träffat och inte känner skickar en inbjudan till något. Det framgår inte om du är individuellt inbjuden.”
2. “En kontakt – någon man har som vän på FB eller kontakt på LinkedIn, men inte umgås med eller känner närmare eller har träffat fysiskt på senare tid, skickar en begäran om en tjänst som tar tid, ofta handlar det om att de vill att du i din tur ska förmedla en kontakt.”
3. “En kollega skickar över ett dokument och ber om kommentarer – ofta, men inte alltid till flera personer och ofta, men inte alltid utan individualiserade önskemål – alltså utan att be just dig att kommentera specifika delar.”
4. “En kontakt på LinkedIn eller vän på Facebook som du inte har någon annan relation med skickar ett meddelande som handlar om att denne vill sälja något.”
5. “Ett brett utskick till listor med hundratals personer efterlyser åsikter, synpunkter, arbete eller råd – eller fiskar efter komplimanger.”
I alla dessa fall anser har mitt protokoll kommit att bli rätt så hänsynslöst. Jag raderar mejlen omedelbart. Skälet är enkelt: jag har en begränsad tid att leva och kretsen personer som kan göra anspråk på denna tid är ganska liten och krymper med tiden.
Det finns de som menar att man bör göra tvärtom och även för dessa fall försöka göra sitt bästa, eftersom man på detta sätt skapar möjligheter och knyter samman nätverk. Jag köper inte det – eftersom alternativkostnaden är för hög. Detta är tid jag kunde ha skrivit, löst, tänkt eller spenderat med människor som står mig nära.
Jag funderar dock på om man skulle kunna hitta en medelväg. Man skulle kunna starta en epostlista där alla på listan förbinder sig att göra alla andra på listan en, väldefinierad tjänst. De er kan handla om en palett av tjänster och jag kan tänka mig att man skulle kunna gå rätt långt: bjuda på lunch med en tredje person som man vill träffa, skriva 3-5 sidors utlåtande om en fråga, skicka en lista med läsning i en fråga, sammanställa rekommendationer om en plats eller ett företag som kan användas för att navigera dessa framgångsrikt…
Saken med en sådan lista är att den skulle behöva vara symmetrisk — och kostnaden skulle vara medveten och frivillig. Jag vet att jag inte gick med i en sådan lista bara för att jag skaffade epost – och därför faller det sig allt naturligare att radera asymmetriska förfrågningar.
Sedan finns det en krets personer som har legitima anspråk på min tid. Även där kan jag vara den ibland och önskar att jag vore snabbare på att svara, men den kretsen ger mig samma anspråk på sin tid och vi har kommit att utvecklas ihop över tid.
Det jag skulle önska mig vore en funktion som enkelt lät mig signalera att jag inte kommer att svara. Det är en variant på arkivknappen, men en som samtidigt skickar ett meddelande: “Ej godkänt enligt deklarerat epostprotokoll” och en enkel länk till en sida som förklarar hur man förhåller sig till epost, ett standardiserat format.
Grundinställningarna skulle kunna vara “öppen” och “stängd” och den som deklarerar en stängd epostadress skulle därmed ha sagt att svar endast ges på strikta premisser – som förstås också kan artikuleras positivt, och inte bara som negativa exempel enligt ovan. Kanske kunde man deklarera att man använder en vitlista. Om du finns på den får du svar — om inte filtreras du bort. Problemet är ju att allt detta måste hanteras mot bakgrund av en norm där många känner en skyldighet att låta andra göra anspråk på tid – och därför låter det nästan snobbigt när man vill återta kontrollen över sin egen tid.
Inget kunde vara längre från sanningen.
Om jag får litet tid över skall jag försöka komponera ett sådant protokoll och läggs upp här, och det måste ju finnas andra som gjort detta också. Det handlar ju inte om att vara oförskämd, utan att hantera förväntningarna: tanken att en e-postadress innebär att alla som hittar den kan göra anspråk på din tid är oförskämd åt andra hållet.
Din tid är det mest värdefulla du har. Det är din rätt – skyldighet – att försvara den.